Архивный отдел

1. Разрабатывает проекты муниципальных правовых актов, касающихся архивного дела.

2. Подготавливает предложения для главы города Пятигорска по развитию архивной системы, улучшению сохранности, комплектования и использования архивных документов.

3. Информирует главу города о нарушениях законодательства в области архивного дела, включая указания на наличие административных правонарушений. Передаёт эту информацию в уполномоченный орган.

4. Представляет отчёты и необходимую информацию в уполномоченный орган в области архивного дела:

- об исполнении отдельных государственных полномочий Ставропольского края по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Ставропольского края;

- о состоянии архивного дела в городе;

- о численности, составе и движении работников Отдела.

5. Участвует в передаче архивных документов в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований.

6. Участвует в работе коллегии, совещаниях и семинарах уполномоченного органа в области архивного дела, а также в международных организациях, совещаниях и конференциях по вопросам архивного дела.

7. Обеспечивает постоянное и временное хранение архивных документов:

- документов Архивного фонда Российской Федерации после истечения сроков их временного хранения;

- документов, находящихся в частной собственности, при ликвидации организаций;

- документов по личному составу, не подлежащих хранению, при ликвидации органов местного самоуправления и муниципальных организаций.

8. Проводит мероприятия по созданию и соблюдению нормативных режимов хранения архивных документов, их защите от хищения и утраты, поддержанию в должном физическом состоянии.

9. Осуществляет проверку наличия и состояния архивных документов, а также их розыск.

10. Контролирует техническое и физико-химическое состояние архивных документов, проводит специальную обработку, контролирует сохранность выданных документов.

11. Определяет и выявляет уникальные и особо ценные документы в составе Архивного фонда Российской Федерации.

12. Создаёт страховой фонд копий уникальных и особо ценных документов, а также фонд пользования.

13. Разрабатывает планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы о работе Отдела в чрезвычайных ситуациях.

14. Выполняет мероприятия, предусмотренные планами мобилизационной подготовки и гражданской обороны.

15. Осуществляет комплектование архивными документами:

- составляет списки учреждений — источников комплектования Отдела;

- ведёт наблюдательные дела на каждый источник комплектования;

- проводит экспертизу ценности документов в соответствии с установленными критериями;

- рассматривает и готовит к утверждению описи дел постоянного срока хранения и дел по личному составу;

- согласовывает инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел и положения об архивах источников комплектования Отдела.

16. Взаимодействует с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников комплектования в форме методической и практической помощи.

17. Осуществляет государственный учёт архивных документов, хранящихся в Отделе и источниках комплектования.

18. Представляет учётные сведения в уполномоченный орган в области архивного дела для централизованного учёта документов.

19. Фондирует архивные документы при описании, переработке описей, создании объединённых архивных фондов и коллекций, исправлении ошибок фондирования.

20. Ведёт учётную базу данных «Архивный фонд», представляет копию базы данных в уполномоченный орган для ведения «Фондового каталога».

21. Обеспечивает информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, предоставляет доступ к архивным документам в читальном зале Отдела.

22. Предоставляет государственные и муниципальные услуги, в том числе в электронном виде.

23. Экспонирует архивные документы на выставках, использует их в средствах массовой информации, проводит информационные мероприятия.

24. Публикует архивные документы.

25. Создаёт и развивает систему справочно-поисковых средств к архивным документам.

26. Подготавливает и предоставляет документы для проставления апостиля на выдаваемых архивных копиях и справках по запросам.

27. Обеспечивает защиту сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну.

28. Выполняет иные функции в соответствии с законодательством Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.

1. проведение политики администрации по вопросам управления архивным делом на территории города;

2. обеспечение деятельности по хранению, комплектованию, учету и использованию: документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов, отнесенных к муниципальной собственности города; документов Архивного фонда Ставропольского края в соответствии с переданными отдельными государственными полномочиями Ставропольского края в данной области на основании Закона Ставропольского края от 31 декабря 2004 года № 122-кз «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Ставропольском крае отдельными государственными полномочиями Ставропольского края по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Ставропольского края»; документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов, находящихся в частной собственности, при ликвидации негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, зарегистрированных на территории города; документов Архивного фонда Российской Федерации, принимаемых от граждан по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда.

3. На Отдел могут быть возложены иные задачи в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ставропольского края, муниципальными правовыми актами и настоящим Положением.